Wat doet een technische VA? Taken en voordelen

Je hebt een online bedrijf en je wilt vooral bezig zijn met je klanten, je programma's en je ideeën. Toch gaat er elke week tijd zitten in de techniek. Een formulier dat niet werkt, een update die je blijft uitstellen of een koppeling die je nog wilde uitzoeken.

Herkenbaar? Dan kan een technische VA je veel tijd en hoofdbrekens besparen. Maar wat doet een technische VA precies? En wanneer is het slim om er een in te schakelen?

In dit artikel leg ik uit wat een technische virtual assistant doet, waarin hij of zij verschilt van een algemene VA en hoe je bepaalt of het iets voor jou is.

De kern: een technische VA neemt de technische taken van je online bedrijf over, zoals je website, e-mailmarketing, online leeromgeving en de koppelingen tussen je tools. Je werkt op afstand samen en jij houdt tijd over om te ondernemen.

1. Wat is een technische VA?

VA staat voor virtual assistant, een virtuele assistent. Een VA ondersteunt ondernemers op afstand. Je hoeft dus niemand in dienst te nemen of een werkplek te regelen.

Een technische VA is een virtual assistant die gespecialiseerd is in de techniek achter een online bedrijf. Denk aan de systemen waar je bedrijf op draait:

• Je website en webshop
• Je e-mailprogramma en funnels
• Je online leeromgeving of membership
• Je betaal- en bestelsysteem
• De koppelingen en automatiseringen tussen al die tools

Een technische VA weet hoe deze systemen werken en hoe je ze laat samenwerken. Dat scheelt jou uren uitzoekwerk.

2. Wat doet een technische VA precies?

De werkzaamheden verschillen per ondernemer, maar dit zijn taken die een technische VA vaak oppakt.

Website en onderhoud

Je website moet veilig, snel en actueel blijven. Een technische VA voert updates uit, maakt back-ups, past pagina's en formulieren aan en lost technische problemen op. Meer hierover lees je in mijn artikel over waarom WordPress onderhoud belangrijk is.

E-mailmarketing en funnels

Een nieuwe inschrijver wil je goed opvolgen. Een technische VA koppelt je inschrijfformulieren en weggevers, richt welkomstseries en automatiseringen in en houdt je lijsten, tags en segmenten overzichtelijk. Bijvoorbeeld in ActiveCampaign/Mailblue, Mailchimp of Laposta.

Online leeromgevingen

Verkoop je een online cursus of programma? Dan moet je cursist zonder gedoe kunnen starten. Een technische VA zet modules en lessen klaar, regelt de toegang en koppelt je leeromgeving aan je betaalsysteem. Lees bijvoorbeeld of CoursePoint past bij jouw online academie.

Koppelingen en automatisering

Steeds dezelfde gegevens overtypen kost tijd en levert fouten op. Een technische VA kijkt welke tools met elkaar kunnen praten en automatiseert terugkerend werk, bijvoorbeeld met Zapier. Zo stromen bestellingen, inschrijvingen en klantgegevens vanzelf door.

Webinars, podcast en video

Een webinar of nieuwe podcastaflevering vraagt veel voorbereiding achter de schermen. Een technische VA stelt je webinarsoftware in, test de techniek, uploadt afleveringen en video's en helpt eventueel tijdens een live sessie.

Technische vragen en storingen

Soms loop je gewoon vast. Een foutmelding, een betaling die niet doorkomt of een inlog die niet werkt. Een technische VA zoekt uit wat er aan de hand is, lost het op en legt uit wat er is gebeurd.

3. Het verschil tussen een VA en een technische VA

Beide werken op afstand, maar ze richten zich op ander werk.

• Een algemene VA helpt vaak met administratieve en ondersteunende taken. Denk aan je inbox, agendabeheer, klantcontact of het inplannen van social media.
• Een technische VA richt zich op de systemen achter je bedrijf. Je website, je e-mailmarketing, je leeromgeving en de koppelingen daartussen.

In de praktijk overlappen ze soms. Toch is het handig om te weten wat je zoekt. Heb je vooral hulp nodig met de techniek, dan kom je bij een algemene VA niet altijd verder.

Kort gezegd: een algemene VA houdt je dag overzichtelijk, een technische VA houdt je systemen draaiende.

4. Wanneer schakel je een technische VA in?

Er is geen vast moment, maar dit zijn signalen dat het tijd is:

• Technische klussen blijven week na week op je to-dolijst staan
• Je zoekt uren uit wat iemand anders in een kwartier regelt
• Je tools werken niet goed samen, dus je doet veel handmatig
• Je wilt iets nieuws lanceren, maar de techniek houdt je tegen
• Je website of systemen worden niet regelmatig onderhouden
• Je raakt gestrest van een foutmelding, omdat je niet weet waar je moet beginnen

Herken je jezelf in een paar van deze punten? Dan levert uitbesteden je waarschijnlijk meer op dan het kost. Niet alleen in tijd, maar ook in rust.

5. De voordelen van een technische VA

Je tijd gaat naar je bedrijf. De uren die je nu aan techniek besteedt, kun je aan je klanten, je aanbod of je marketing geven.

Het werk wordt goed en sneller gedaan. Een technische VA kent de systemen en hoeft niet alles uit te zoeken.

Je hoeft niemand in dienst te nemen. Je schakelt hulp in wanneer je die nodig hebt, voor een losse klus of voor doorlopende ondersteuning.

Je krijgt overzicht. Een goede technische VA legt uit wat er is gedaan en zorgt dat je weet hoe je systemen samenwerken.

6. Waar let je op bij het kiezen van een technische VA?

Niet elke technische VA past bij elke ondernemer. Let bijvoorbeeld op deze punten:

• Ervaring met jouw systemen. Vraag met welke tools iemand werkt en of jouw systemen daarbij horen.
• Heldere uitleg. Je wilt geen ingewikkelde technische verhalen, maar weten wat er gebeurt.
• Veilige toegang. Werk bij voorkeur met een eigen gebruikersaccount per persoon, met alleen de rechten die nodig zijn. Dan hoef je je eigen wachtwoord niet te delen.
• Duidelijke afspraken. Spreek vooraf af wat de VA oppakt, hoe jullie contact houden en wat het kost.
• Een klik. Je werkt samen aan je bedrijf. Het moet prettig voelen om vragen te stellen.