7 taken die je als ondernemer vandaag kunt automatiseren

Een nieuwe aanmelding overnemen in je mailprogramma. Een klant de link naar je training sturen. Iemand herinneren aan een openstaande factuur. Het zijn kleine klusjes, maar bij elkaar kosten ze je elke week uren. En als het druk is, glipt er weleens eentje tussendoor.

Het goede nieuws: veel van dat werk kan vanzelf gaan. Je hoeft er niet voor te kunnen programmeren, en vaak heb je de tools al in huis.

In dit artikel zet ik zeven taken op een rij die ik bij ondernemers het vaakst automatiseer. Per taak lees je wat het oplevert en hoe je het aanpakt.

De kern: automatiseren is niet ingewikkeld. Begin bij één taak die je elke week met de hand doet, laat die vanzelf gaan en bouw van daaruit verder. Een goed gekozen automatisering bespaart je tijd én voorkomt fouten.

Wat bedoel ik met automatiseren?

Automatiseren betekent dat je tools het werk doen dat jij nu met de hand doet. Er gebeurt iets (iemand meldt zich aan, betaalt of plant een afspraak) en daarop volgt automatisch een actie (een mail, een tag, toegang tot je cursus).

Dat kan op twee manieren:

• In de tool zelf. Veel mailprogramma's, betaalsystemen en leeromgevingen hebben ingebouwde automatiseringen. Dit is altijd de eerste plek om te kijken.
• Met een koppeltool zoals Zapier. Die laat twee tools met elkaar praten als ze dat zelf niet kunnen.

1. Een welkomstmail voor elke nieuwe inschrijver

Meldt iemand zich aan voor je nieuwsbrief of weggever, dan is dat het moment waarop diegene het meest geïnteresseerd is. Een automatische welkomstmail zorgt dat je dat moment nooit mist, ook niet als je op vakantie bent.

Zo pak je het aan: stel in je mailprogramma een automatisering in die start bij een nieuwe aanmelding. Stuur direct de beloofde weggever en vertel kort wie je bent en wat ze van je kunnen verwachten. Wil je verder, maak dan een korte reeks van twee of drie mails met je beste tips.

2. Afspraken plannen zonder heen-en-weer gemail

"Past dinsdag?" "Nee, woensdag?" Een afspraak plannen kost soms meer mails dan het gesprek zelf. Met een online agenda kiest je klant zelf een moment dat jou ook uitkomt.

Zo pak je het aan: gebruik een planningstool zoals TidyCal of Calendly en koppel die aan je agenda. Laat de tool automatisch een bevestiging sturen, met de videolink erin, en een herinnering een dag van tevoren. Dat scheelt ook in afspraken die vergeten worden.

3. Toegang tot je cursus direct na betaling

Verkoop je een online cursus of programma? Dan wil je klant na het betalen meteen kunnen beginnen. Moet jij eerst handmatig toegang geven, dan zit je klant te wachten en zit jij vast aan je mailbox.

Zo pak je het aan: koppel je betaalpagina aan je leeromgeving, zodat een geslaagde betaling automatisch een account aanmaakt en de toegangsmail verstuurt. Veel leeromgevingen, zoals CoursePoint, hebben dit ingebouwd. Anders koppel je het met een tool als Zapier.

4. Nieuwe klanten automatisch in je mailprogramma, met de juiste tag

Komt er een aanmelding binnen via een formulier op je website, of koopt iemand iets? Dan wil je diegene in je mailprogramma hebben, met een label (tag) dat zegt waar diegene vandaan komt of wat diegene kocht. Zo kun je later gerichte mails sturen.

Zo pak je het aan: koppel je formulieren en je betaalsysteem aan je mailprogramma. Geef bij elke bron een eigen tag mee, bijvoorbeeld klant-training of weggever-toolgids. Een handige bonus: geef klanten een tag klant, zodat ze geen verkoopmails meer krijgen voor iets wat ze al hebben.

5. Facturen en betalingsherinneringen

Een herinnering sturen voor een openstaande factuur is voor veel ondernemers een vervelend klusje. Logisch dat het blijft liggen. Maar een factuur die niet betaald wordt, kost je meer dan tijd.

Zo pak je het aan: de meeste boekhoudprogramma's kunnen automatisch een vriendelijke herinnering sturen als een factuur na een paar dagen nog openstaat. Zet dit aan en schrijf de tekst één keer goed. Werk je met vaste maandbedragen, kijk dan ook naar automatische incasso of terugkerende betalingen via je betaalprovider.

6. Een soepele start voor nieuwe klanten

Na een "ja" begint het werk: een intakeformulier sturen, een gedeelde map aanmaken, een kick-off inplannen. Doe je dat steeds met de hand, dan gaat het elke keer net iets anders en vergeet je weleens een stap.

Zo pak je het aan: schrijf eerst op welke stappen je bij elke nieuwe klant doorloopt. Kijk daarna welke stappen vanzelf kunnen. Een welkomstmail met het intakeformulier en je planningslink is vaak al een groot deel. Zo krijgt elke klant dezelfde, professionele start.

7. Social media vooruit inplannen

Elke dag even iets posten klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk onderbreekt het steeds je werk. Als je je posts in één keer schrijft en inplant, ben je daar per week veel minder tijd aan kwijt.

Zo pak je het aan: schrijf je posts op een vast moment in de week of maand en plan ze in met een planningstool, zoals Publer of de planner van Meta. Je bent er dan in één keer mee klaar en je bent consequent zichtbaar.

Waar begin je?

Zeven ideeën tegelijk oppakken is een recept voor half afgemaakte automatiseringen. Begin daarom klein:

• Schrijf de route van een nieuwe klant op. Van aanmelden of kopen tot de eerste mail van jou. Zet bij elke stap: gaat dit vanzelf, of doe ik het met de hand?
• Kies de stap die je het vaakst doet. Daar zit de meeste winst.
• Kijk eerst in je eigen tools. Vaak kan je mailprogramma of leeromgeving het al, zonder extra koppeltool.
• Test met jezelf. Meld je zelf aan of doe een testbestelling en kijk of alles klopt.

Drie valkuilen om te vermijden

Geen melding als iets misgaat. Koppelingen werken vaak maandenlang prima, tot er iets verandert. Een verlopen wachtwoord of een aangepast formulier, en je merkt het pas als een klant vraagt waar zijn toegang blijft. Zet daarom in je koppeltool een melding aan bij een mislukte stap.

Te veel tegelijk. Een ingewikkeld web van automatiseringen is lastig te onderhouden. Houd het overzichtelijk en schrijf kort op wat elke automatisering doet.

Vergeten dat het persoonlijk moet blijven. Automatisch betekent niet onpersoonlijk. Schrijf je mails zoals je praat, en nodig mensen uit om te reageren. Een antwoord op een automatische mail is goud waard.